Mpu Gondrong di Waru Doyong

Dulu pernah saya bahas NIP baru PNS yang 18 digit. Per Januari 2009 ini database BKN sudah resmi menggunakan format baru, "Menpan: Januari 2009 Resmi Gunakan Sistem NIP Baru Dengan Database Mutakhir" (Warta e-Gov), http://tinyurl.com/cbvyob . Hal ini sejalan dengan Peraturan Kepala BKN No. 22 Tahun 2007. Konon tenggat konversi NIP adalah Oktober 2009.

Apa alasan di balik konversi NIP ini? Sesuai berita di atas dan peraturan BKN tersebut (bagian menimbang), "Perlunya perubahan sistem ini dikarenakan sejak otonomi daerah, salah satu keunikan pada dua digit awal sitem NIP terdahulu yang menunjukkan instansi awal seseorang menjadi PNS tidak lagi berfungsi." Rasa-rasanya terlalu mengada-ada, tapi inilah yang terjadi.

Panjang 18 digit ini menyamai nomor KTP China, tapi masih kalah dari KTP Indonesia yang maksimal 20 digit. Dua kali lipat dibanding SSN Amerika (9 digit) yang penduduknya melebihi Indonesia (237 juga vs 306 juta). Tampaknya Indonesia memegang rekor nomor KTP terpanjang di dunia, http://en.wikipedia.org/wiki/National_identification_number.

Struktur NIP baru itu adalah: [8 digit tanggal lahir][6 digit tahun bulan pengangkatan][1 digit jenis kelamin][3 digit nomor urut]. Sekedar contoh: 19801231-200605-1-123. Relatif mudah dibaca. Bagaimana bila begini: 198012312006051123. Penulisan NIP 9 digit pun kadang dipecah 3: 123-456-789. Bagi yang pernah membuat daftar absen tentu mengerti bahwa 9 digit pun susah untuk dibaca, apalagi 18 digit. Dengan kata lain kemungkinan error pembacaan dan penulisan NIP baru ini lebih tinggi atau malah sangat tinggi. Sepertinya NIP baru ini akan dituliskan dengan format ini: 1980-12-31-2006-05-1-123.

Apa manfaat NIP yang panjang tersebut? Menurut peraturan BKN yaitu untuk pembinaan karier, pelayanan gaji, pensiun, asuransi, tabungan, dan administrasi secara umum. Padahal, NIP baru itu hanya bisa menunjukkan hari ulang tahun secara tepat. Administrasi apapun pasti butuh data tambahan, tidak bisa hanya membaca NIP. Misalnya gaji, butuh golongan dan pangkat. Pensiun tentu berbeda antara fungsional dan struktural, tergantung pula jenis pekerjaannya. Asuransi, tabungan, administrasi, dst, tetap bisa dilakukan dengan NIP 9 digit.

Mengenai karier, apa kira2 kaitannya dengan umur dan lama kerja? Toh sebenarnya NIP 9 digit sudah menunjukkan urutan masuk pegawai. Daftar urut kepangkatan PNS disusun menurut pangkat, jabatan, masa kerja, latihan jabatan dan pendidikan. Pembuat peraturan BKN itu bahkan lupa seharusnya tahun bulan pengangkatan itu perlu didahulukan ketimbang tanggal lahir, agar memudahkan pengurutan sesuai masa kerja.

Penentuan suatu kode di database bisa dibagi 2 jenis, memiliki arti (semantik) atau sekedar nomor urut (serial). Kode serial lebih efisien tapi condong ke mesin, sebaliknya kode bersemantik tidak efisien tapi condong ke manusia. NIP 9 digit tentu condong ke mesin, mengingat 7/9-nya serial. NIP 18 digit condong ke manusia karena 15/18-nya memiliki arti. Dengan kata lain, klaim database mutakhir dari BKN tidaklah tepat, karena yang terjadi adalah proses manualisasi.

Sebenarnya dengan penyusunan lebih efisien, NIP 18 digit bisa dirampingkan menjadi tetap 9 digit. Yaitu [1 digit abad][2 digit tahun masuk][2 digit tahun lahir][4 digit nomor urut]. Contoh: 0-06-80-1234. Kode 1 digit abad dihitung sejak 1900, sesuai tahun lahir. Logikanya tahun masuk setelah tahun lahir. Nomor urut cukup memadai untuk 10.000 orang per tahun masuk yang bersamaan tahun lahir. Susunan NIP ini tidak perlu menggusur NIP lama, dengan konsekuensi terjadi ambiguitas arti. Seiring waktu berjalan manfaat susunan NIP ini akan terjadi secara alami. Misalnya di UI, perubahan arti NPM dari 2 digit kode fakultas menjadi 2 digit tahun masuk, berjalan secara alamiah.

Pencantuman tanggal lahir di NIP sesungguhnya hal yang dilematis, mengingat tanggal lahir sifatnya cukup sensitif. Misalnya layanan phone banking Citibank cukup memasukkan tanggal lahir untuk masuk. NIP itu bukan sesuatu yang perlu disembunyikan, sehingga otomatis tanggal lahir terbuka untuk publik. Sehingga para PNS, apalagi pejabat publik, tidak perlu kaget bila suatu ketika ‘ditodong’ hadiah ulang tahun. Wong terpampang jelas.

Pada akhirnya mau berkata apa? Toh yang punya hajat sudah ketok palu, anggaran ‘modernisasi’ NIP sudah terserap sejak 2003. Kalo mau dibandingkan, SSN Amerika yang 9 digit masih belum diganti padahal penduduknya 306 juta (sebenarnya ini cukup kritis mengingat batasnya 1 milyar). PNS + pensiunan sebanyak 10 juta, atau 1/30-nya, butuh 18 digit. Barangkali tidak mau kalah dengan rekor dunia nomor KTP, yaitu rekor dunia nomor induk pegawai.